Met de boekingskalender kun je eenvoudig de beschikbaarheid van items zoals accommodaties, cursussen of evenementen beheren. Deze handleiding legt stap voor stap uit hoe je de kalender instelt, tijdvakken configureert en koppelt aan externe systemen, zodat je efficiënt reserveringen kunt beheren zonder technische kennis.
1. Instellen van de boekingskalender
Om te beginnen, moet je bepalen of mensen direct reserveringen kunnen maken of niet.
Status instellen:
- Open voor reserveringen: Bezoekers kunnen beschikbare tijdvakken kiezen en boeken.
- Reserveringen niet toegestaan: De kalender is zichtbaar, maar nieuwe reserveringen kunnen niet worden gemaakt. Handig voor tijdelijke sluitingen.
- Gedeeltelijke beschikbaarheid: Stel specifieke tijdsblokken in voor reserveringen.
Tip: Als je een item tijdelijk niet beschikbaar wilt maken, zet de status op ‘Reserveringen niet toegestaan’.
2. Tijdvakken instellen
Tijdvakken bepalen wanneer en hoe vaak een item geboekt kan worden.
Beschikbare posities:
- Groepsactiviteiten: Geef aan hoeveel mensen zich kunnen inschrijven (bijv. 10 deelnemers voor een cursus).
- Individuele boekingen: Eén boeking per tijdvak voor exclusieve items.
Opeenvolgende tijdvakken:
- Ja: Geschikt voor accommodaties waar langere verblijven mogelijk zijn (bijv. een week).
- Nee: Handig voor cursussen of evenementen die op een vaste dag plaatsvinden.
Buffers toevoegen:
Soms is er tijd nodig tussen boekingen, bijvoorbeeld voor schoonmaak of voorbereiding.
- Voor accommodaties: Stel een buffer van 1 dag in na de eindtijd van de boeking voor schoonmaak.
- Voor cursussen: Plan bijvoorbeeld 30 minuten tussen lessen voor opruimen en voorbereiding.
Minimale en maximale boekingsduur:
- Stel in hoe kort of lang een reservering mag duren.
- Handig om te voorkomen dat mensen te korte of te lange periodes boeken.
Tip: Buffers helpen om overlappingen en misverstanden bij reserveringen te voorkomen.
3. Prijs instellen
De prijs kan per tijdvak worden aangepast, afhankelijk van het seizoen of andere factoren.
- Seizoensgebonden prijzen: Hogere tarieven in drukke periodes.
- Korting voor terugkerende klanten: Stimuleer herhaalboekingen.
- Speciale tarieven voor groepen: Voordelige prijzen bij meerdere deelnemers.
Daarnaast kun je kortingen instellen voor lange verblijven of herhaalde boekingen.
Tip: Bied korting voor langere verblijven om klanten aan te moedigen langer te boeken.
4. Externe koppelingen via iCal
Wil je reserveringen van andere platforms automatisch synchroniseren? Dit kan via iCal!
- Wat doet iCal? iCal zorgt ervoor dat boekingen van platforms zoals Airbnb of Google Agenda automatisch in jouw kalender verschijnen.
- Let op: Alleen reserveringen worden geïmporteerd, niet de beschikbaarheid. Beschikbaarheid moet handmatig worden bijgewerkt.
Integratie met andere systemen:
- Koppel de boekingskalender aan je website.
- Synchroniseer automatisch met externe boekingsplatforms.
- Gebruik een API om de kalender in bestaande software te verwerken.
Tip: Gebruik iCal als je je kalender ook op andere boekingsplatforms gebruikt om dubbele boekingen te voorkomen.
5. Beschikbaarheid beheren
Je kunt instellen of een item op bepaalde dagen beschikbaar of bezet is.
- Beschikbaar: Klanten kunnen reserveren.
- Bezet: Het tijdvak is geblokkeerd en niet boekbaar.
- Gedeeltelijke beschikbaarheid: Bijvoorbeeld alleen ’s ochtends open.
Herhalende beschikbaarheid:
Voor terugkerende evenementen of lessen kun je automatische herhaling instellen, zoals:
- Elke maandag een cursus.
- Elke eerste vrijdag van de maand een workshop.
- Periode-gebaseerde beschikbaarheid (bijv. alleen in de zomer).
Tip: Door herhalende beschikbaarheid in te stellen, hoef je niet steeds handmatig nieuwe tijdvakken aan te maken.
6. Reserveringsbeheer en annuleringen
Handmatig reserveringen toevoegen:
- Voer handmatig reserveringen in voor klanten zonder online toegang.
- Beheer wijzigingen en updates in bestaande reserveringen.
Annuleringsbeleid instellen:
- Gratis annuleren tot een bepaalde periode vooraf.
- Annuleringskosten toepassen na een bepaalde termijn.
- Automatische terugbetalingen bij annuleringen.
Tip: Communiceer je annuleringsbeleid duidelijk om misverstanden te voorkomen.
7. Conclusie
Door de juiste instellingen voor tijdvakken, prijzen en beschikbaarheid te gebruiken, kun je de boekingskalender volledig aanpassen aan jouw behoeften. Zelfs zonder technische kennis kun je eenvoudig reserveringen beheren en synchroniseren met andere platforms.
